Voordat we de vragen beantwoorden die onder je nagels branden, is eerst een definitie van de bedrijfsstempel nodig. Velen van jullie zullen het erover eens zijn dat dit een object is “dat lawaai maakt en je handen vuil maakt”. U moet echter weten dat “dat luidruchtige object dat uw vingers vuil maakt” een bedrijfsstempel of -zegel wordt genoemd.
Het stempel dat uw collega’s nonchalant op facturen, inkooporders of andere zakelijke documenten plaatsen, moet bepaalde informatie bevatten, anders kunnen deze facturen ongeldig zijn. Voor de bedrijfsstempel zijn de volgende gegevens nodig:
- Naam van het bedrijf
- Rechtsvorm
- Bedrag van het aandelenkapitaal
- Bedrijfsadres
- Identificatienummer (Kamer van koophandel, btw nummer.)
- Contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres)
- Lopende verwerking (indien van toepassing)
Uiteraard kan, naar uw wensen of de wensen van uw bedrijf, nadere informatie op de zegel worden vermeld. Maar zodat we elkaar goed begrijpen: De genoemde verplichte informatie moet op het zakelijke document dat u verzendt, ongeacht de vorm, worden vermeld.
Een bedrijfsstempel geeft u de mogelijkheid om al deze informatie direct in de kop van officiële documenten op te nemen en de juridische gegevens van uw bedrijf openbaar te maken. Desalniettemin is er nog de vraag naar de juridische betekenis van de bedrijfsstempel.
De elektronische handtekening en het bedrijfsstempel
Als gevolg hiervan kan het een officiële handtekening niet vervangen omdat het, in tegenstelling tot een handgeschreven handtekening of een digitale handtekening, geen juridische betekenis heeft. Uiteraard heeft de handgeschreven handtekening geen plaats meer in een digitaliseringsproces. Dit maakt de elektronische handtekening de voorkeursmethode, die verschillende voordelen biedt op het gebied van veiligheid:
- Een Europese verordening genaamd eIDAS, die het gebruik van de elektronische handtekening zorgvuldig en nauwkeurig regelt
- Zekerheid dat het ondertekende document niet kan worden gewijzigd nadat het is ondertekend
- Bewijsdocumenten die na elke handtekening worden aangemaakt en die een garantie vormen voor de authenticiteit van de elektronische handtekeningen
De elektronische handtekening stelt u dus in staat om al uw documenten te ondertekenen en te laten ondertekenen op een eenvoudige, veilige, snelle manier… En in tegenstelling tot de bedrijfsstempel, is de operatie absoluut stil!